מעקב לידים: טבלת מעקב שעובדת, העמודות, הסטטוסים והמספרים לבדיקה שבועית

8 עמודות ו-5 סטטוסים. זה כל מה שטבלת מעקב לידים צריכה כדי להראות לך איפה הכסף נשפך: מקור, שעת כניסה, שעת שיחה ראשונה, סטטוס, תאריך הצעד הבא, סיבת אובדן, מחיר הליד וסכום העסקה. מעקב לידים בלי שתי העמודות האחרונות הוא יומן שיחות. איתן הוא דוח רווח והפסד.

מה זה מעקב לידים, ולמה רשימת שמות באקסל עוד לא עושה את זה?

כי רשימת שמות עונה על השאלה “את מי צריך להתקשר”. מעקב לידים עונה על השאלה “על מה שילמתי, ומה קיבלתי בחזרה”.

רוב המשרדים הפיננסיים שעובדים עם לידים קנויים מתחילים בגיליון אחד ב-Google Sheets. שם, טלפון, הערה. זה עובד בשבוע הראשון. בחודש השלישי יש בגיליון 400 שורות, חצי מהן עם ההערה “לא ענה”, ואף אחד לא יודע אם הלידים מגוגל נסגרים טוב יותר מאלה שהגיעו מפייסבוק.

האמת הלא נעימה? רוב הסוכנים לא מפסידים לידים בגלל ליד גרוע. הם מפסידים אותם ביום השלישי, כשאף שורה בטבלה לא אמרה להם להתקשר שוב.

אילו עמודות צריכות להיות בטבלת מעקב לידים?

שמונה. פחות מזה, ואין לך את המספרים. יותר מזה, והנציג מפסיק למלא.

עמודה	מה כותבים בה	איזו שאלה היא פותרת
מקור	הספק, הקמפיין או האתר שממנו הגיע הליד	איזה מקור שווה את הכסף
שעת כניסה	תאריך ושעה מדויקים של הטופס	כמה זמן הליד חיכה
שיחה ראשונה	השעה שבה מישהו באמת חייג	זמן תגובה, המדד שהכי קל לשפר
סטטוס	אחד מחמישה, מרשימה סגורה	איפה כל ליד תקוע עכשיו
הצעד הבא	תאריך ופעולה: “חמישי, לשלוח הצעה”	מי מתקשר מחר בבוקר
סיבת אובדן	מרשימה סגורה: לא רלוונטי, כבר סגר, מחיר, לא זמין	האם הבעיה בליד או בשיחה
מחיר הליד	כמה שילמת עליו	עלות לעסקה, לא רק עלות לליד
סכום העסקה	פרמיה, עמלה או שכר טרחה צפוי	האם המקור הזה בכלל רווחי

העמודה שכולם מדלגים עליה היא שעת השיחה הראשונה. והיא בדיוק זו שמראה שהליד “הגרוע” חיכה ארבע שעות עד שמישהו חייג. על הקשר בין המהירות הזאת לסגירה יש פירוט מלא במדריך זמן התגובה ללידים.

אילו סטטוסים לשים בטבלת מעקב לידים?

חמישה, מרשימה נפתחת, לא טקסט חופשי. ברגע שנציג יכול לכתוב “דיברנו, נראה טוב”, הטבלה מתה.

חדש

נכנס ועוד לא חייגו אליו. ליד שיושב בסטטוס הזה יותר משעה בשעות העבודה הוא כסף שמתקרר.

בניסיון קשר

חייגו, לא ענה. כאן חובה תאריך לצעד הבא. בלי תאריך, השורה נעלמת בתוך הגיליון.

נוצר קשר

דיברו, יש עניין, עוד אין פגישה או הצעה. זה השלב שבו רוב המשרדים מאבדים הכי הרבה, כי “תחזור אליי בשבוע הבא” נרשם ונשכח.

הצעה או פגישה

יש תאריך ביומן או מסמך אצל הלקוח. מכאן מודדים יחס סגירה אמיתי.

נסגר או אבד

שני סטטוסים סופיים, ולכל אחד עמודה משלו: סכום העסקה או סיבת האובדן. ליד שאבד בלי סיבה כתובה הוא שיעור שלא למדת.

אם אתה עובד בביטוח, יש מדריך מפורט לתהליך ניהול לידים לסוכני ביטוח שמפרק את אותם שלבים לשבעה צעדים, עם רצף מעקב של שבוע.

אילו מספרים בודקים כל שבוע?

ארבעה. הם יוצאים מהטבלה בעשר דקות, ביום ראשון בבוקר, לפני שמזמינים עוד חבילה.

מדד	איך מחשבים	מה הוא אומר לך
זמן תגובה	שיחה ראשונה פחות שעת כניסה, ממוצע שבועי	האם הבעיה אצלך או אצל הספק
connect rate	לידים שנוצר איתם קשר חלקי כל הלידים	איכות הטלפונים ומהירות החיוג
יחס סגירה	עסקאות חלקי לידים, לפי מקור	איזה מקור באמת מוכר
עלות לעסקה	סך התשלום על לידים חלקי מספר העסקאות	המספר היחיד שמשווה בין ספקים

דוגמה מספרית, להמחשה בלבד: קנית 50 לידים לביטוח ב-150 ₪ לליד, כלומר 7,500 ₪. נסגרו שש עסקאות. עלות לעסקה: 1,250 ₪. עכשיו אפשר לשאול את השאלה הנכונה, האם עסקה כזאת מכניסה לך יותר מ-1,250 ₪ לאורך חייה. אם כן, הרחב. אם לא, תבדוק קודם את הטבלה, ורק אחר כך את הספק.

כדי לדעת אם המספרים שלך סבירים, צריך נקודת ייחוס. בביטוח, ליד בלעדי נמכר בטווח מקובל בשוק של 70 עד 210 ₪, וליד משותף נע בין 25 ל-80 ₪. יחס הסגירה בלידים בלעדיים נע בין 8% ל-25%, תלוי בסוג הפוליסה. בשוק הפיננסי כולו, הטווח המקובל לליד חם בלעדי נע בין כ-35 ₪ באיתור כספים אבודים לכ-480 ₪ בניהול תיקים, כפי שמפורט במדריך הלידים החמים.

ומה אם יחס הסגירה שלך נמוך מהטווח? ברוב המקרים התשובה יושבת בעמודת השיחה הראשונה ובעמודת הצעד הבא. שם גם נמצאים רוב הכלים לשיפור, שמפורטים במדריך לסגירת יותר עסקאות מלידים.

מתי טבלת מעקב לידים כבר לא מספיקה, ועוברים ל-CRM?

כשהטבלה מתחילה לשקר. זה קורה בשלושה מצבים.

הראשון: יותר משני אנשים עובדים על אותו גיליון, ושורות נדרסות. השני: לידים נכנסים מכמה ספקים במקביל, ומישהו מעתיק אותם ידנית מהמייל או מוואטסאפ, כך ששעת הכניסה בטבלה היא שעת ההעתקה ולא שעת הטופס. השלישי: עברת את 100 הלידים בחודש, ואף אחד כבר לא עובר על עמודת הצעד הבא.

מערכת CRM פותרת את שלושתם: הליד נכנס אוטומטית עם שעה אמיתית, תזכורת קופצת לבד, והדוח השבועי לא דורש אף נוסחה. השוואה בין מערכות למשרד קטן יש בהשוואת מערכות CRM לסוכן פיננסי קטן. אבל גם CRM יקר לא יעזור למשרד שלא החליט מה הם חמשת הסטטוסים. תתחיל מהטבלה. תעבור כשהיא נשברת.

מותר לשמור לידים בגיליון משותף?

מותר, אבל גיליון עם שמות, טלפונים ופרטי ביטוח או הלוואה הוא מאגר מידע אישי, וחלים עליו כללי אבטחה.

תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, מחייבות את בעל המאגר לשמור עליו ברמת אבטחה שמתאימה לגודל ולרגישות שלו. את נוסח התקנות אפשר לקרוא באתר נבו, ואת ההנחיות של הרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים באתר gov.il. על תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות ומה הוא משנה בעבודה מול ספק לידים כתבנו בצ׳קליסט ההסכם מול ספק לידים.

בפועל, שלושה הרגלים פשוטים: גיליון ששותף עם “כל מי שיש לו קישור” הוא דליפה שמחכה לקרות, אז משתפים רק לפי שם משתמש. נציג שעוזב יוצא מהגיליון באותו יום. וצילומי מסך של הטבלה לא נשלחים בקבוצת וואטסאפ של המשרד.

שאלות נפוצות על מעקב לידים

מה זה מעקב לידים?

רישום של כל פנייה מהרגע שנכנסה ועד שנסגרה או אבדה, עם מקור, שעת כניסה, שעת שיחה ראשונה, סטטוס, תאריך לצעד הבא, סיבת אובדן, מחיר הליד וסכום העסקה.

מה צריך להיות בטבלת מעקב לידים?

שמונה עמודות: מקור, שעת כניסה, שיחה ראשונה, סטטוס, הצעד הבא, סיבת אובדן, מחיר הליד וסכום העסקה. הסטטוס וסיבת האובדן נבחרים מרשימה סגורה, לא כטקסט חופשי.

אילו סטטוסים כדאי להגדיר לליד?

חמישה: חדש, בניסיון קשר, נוצר קשר, הצעה או פגישה, ונסגר או אבד. כל סטטוס שאינו סופי חייב תאריך לצעד הבא.

איך מחשבים עלות לעסקה מלידים?

מחלקים את סך התשלום על הלידים במספר העסקאות שנסגרו מהם. לדוגמה, 50 לידים ב-150 ₪ הם 7,500 ₪, ואם נסגרו שש עסקאות, העלות לעסקה היא 1,250 ₪.

מתי עוברים מאקסל ל-CRM?

כשיותר משני אנשים עובדים על אותו גיליון, כשלידים מועתקים ידנית מכמה ספקים, או כשעוברים את 100 הלידים בחודש ואף אחד כבר לא עוקב אחרי הצעד הבא.

כמה עולה ליד, ואיפה קונים לידים עם מקור ושעה מסומנים?

ב-Start Point קונים חבילות לידים בלעדיים אונליין בעמוד הקנייה. גודלי החבילות הם 25, 50, 100, 150, 200, 300 ו-500 לידים (חלק מהמוצרים מתחילים מ-100), והמחיר לליד נע בין 25 ל-299 ₪ לפני מע״מ, לפי סוג הליד וגודל החבילה. לפי עמוד המחירון, כל ליד מגיע עם שם, טלפון נייד, קמפיין המקור ושעת הפנייה.